Platform met obstakels

In 2012 ontwikkelden we voor Zorgboodschap een online bestelsysteem, waar klanten eenvoudig boodschappen, (dieet)maaltijden en medische voeding kunnen bestellen. ‘Dat platform is gemaakt in Drupal 7, wat binnenkort end of life zou zijn’, vertelt Willemijn Vink, product owner bij Zorgboodschap. ‘In eerste instantie hadden we dus vooral een technische reden om weer bij Synetic aan te kloppen.’

Rene van Gelderen, IT-manager bij Zorgboodschap: ‘Functioneel gezien waren wij en onze klanten niet ontevreden met onze oude webshop, maar hij gaf wel wat obstakels. We konden bijvoorbeeld de zoekresultaten en vindbaarheid niet goed beïnvloeden. Door de opzet van het systeem beschikten we niet over voldoende e-commerce-data, en haalden we uit de webshop niet het optimale resultaat. We wilden klanten een nóg efficiëntere webshop bieden, en daarnaast was het onze ambitie om als bedrijf te blijven groeien. Ook daarvoor is een up-to-date systeem nodig.’

Veel verschillende systemen

Vanuit Synetic waren software engineer Sjoerd Wenker en solution architect Robin Speekenbrink nauw betrokken bij het project. ‘Eerst zijn alle interne processen onder de loep genomen en is gekeken hoe deze processen door de verschillende systemen ondersteund werden. Het resultaat was dat Zorgboodschap met een aantal verschillende systemen wilde werken om de optimale ondersteuning te krijgen. Hierdoor ontstond ook de noodzaak om de verschillende systemen op een flexibele manier te koppelen. Vervolgens hebben we alle interne systemen gekoppeld met behulp van de tool Alumio.’

‘In het nieuwe landschap werken veel applicaties samen’, vertelt Rene. ‘In het warehouse management system verzamelen we de orders, in Ritplan registreren we de routes van de vrachtwagens. Rapportages halen we uit het data warehouse,product informatie gaat via het product information management systeem. Onze producten bestellen we via het voorraad management systeem Slim, de webshop is gebouwd met Shopware. Het centrale brein rondom al deze applicaties is het Microsoft Dynamics ERP-systeem., het zogenaamde ERP-systeem.’

Veel stekkers, één doos

‘We gebruiken Alumio om al deze systemen via interfaces te koppelen’, vult Robin aan. ‘Zo kunnen de applicaties – die allemaal een andere taal spreken – tóch met elkaar praten. Alumio is eigenlijk een soort stekkerdoos, waar de stekkers van elk systeem in passen. Simpel gezegd hebben wij die stekkerdoos ingericht, en alle conversies en vertalingen gedaan.’

Ruim tien jaar succesvol samenwerken

Het was de eerste keer dat ze bij Synetic en Zorgboodschap met Alumio werkten. ‘We moesten alles samen uitzoeken, het was echt een leertraject’, aldus Rene. Gelukkig zit het met die samenwerking wel goed. ‘We werken al twaalf jaar met elkaar’, zegt Willemijn. ‘Synetic bouwde ook onze vorige website, en heeft dus veel relevante businesskennis in huis. Als ik het over een bepaalde term of functie heb, dan hoef ik verder niks uit te leggen. Dat scheelt heel veel discussie, en maakt het ook makkelijker om user stories te schrijven.’ Sjoerd bevestigt: ‘We kennen het oude IT-landschap van Zorgboodschap, en de systemen waarmee ze werken. Daardoor konden we goed meedenken over de nieuwe inrichting.’

Out of the box denken

Zo’n langetermijnrelatie is preciés waar we bij Synetic naar streven. ‘We vinden het fijn om een band met klanten op te bouwen’, aldus Robin. ‘Dan kunnen we ook vertrouwen winnen. We voelen ons verantwoordelijk voor de oplossing en durven kritisch te zijn. Het is bij ons nooit ‘u vraagt, wij draaien.’ Of hij een voorbeeld heeft? ‘Het is gebruikelijk om de interne zoekmachine binnen een applicatie te gebruiken, maar wij hebben er bewust voor gekozen om de SAAS-dienst Algolia in gebruik te nemen. Omdat die veel toegankelijker is voor de eindgebruikers en meer handvatten biedt – je kunt er bijvoorbeeld meer data mee verzamelen en gebruikers mee monitoren.’

Snel schakelen

De afgelopen twee jaar hebben Synetic en Zorgboodschap intensief samengewerkt. ‘We zitten regelmatig bij elkaar op kantoor’, vertelt Robin. ‘Zo kunnen we problemen snel en efficiënt oplossen. Zorgboodschap heeft ook ad-hocverzoeken, die we dan meteen kunnen doorvoeren. En het voordeel is: we hoeven nooit lang op feedback te wachten.’ 

Klaar voor de nieuwe wereld

Het einde van het project is inmiddels in zicht. ‘Het ERP, Alumio en de nieuwe webshop staan inmiddels volledig in productie’, vertelt Willemijn. ‘De bedrijfsprocessen lopen nu allemaal via het nieuwe IT-landschap – wat we bij Zorgboodschap ‘de nieuwe wereld’ noemen.’ Volgens Sjoerd heeft het verbouwde IT-landschap een heleboel voordelen. ‘Zorgboodschap kan doorgroeien omdat hun systemen beter op elkaar aansluiten. Ook hebben ze nu meer controle over hun eigen bedrijfsvoering.’

Rene bevestigt: ‘We hebben nu beter zicht op de interfaces tussen de systemen. Informatie wordt veel sneller verwerkt, en we kunnen bovendien beter reageren op de actuele voorraad in het complete landschap. Ook werken we bijvoorbeeld met klantspecifieke prijzen. Zo benutten we alle verschillende systemen optimaal – iets wat zowel Zorgboodschap als onze klanten ten goede komt.’

Geen bericht, goed bericht

En wat merkt de klant van het nieuwe systeem? ‘Die profiteert vooral van de nieuwe webshop, die wij ook onder handen hebben genomen’, zegt Sjoerd. ‘Wat wij hebben gedaan met Alumio, zit echt aan de achterkant van het systeem. Dan wil je eigenlijk dat de klant er zo min mogelijk van merkt. Als dat lukt, hebben we ons werk pas écht goed gedaan.’